Эффективность электронной почты - Скрытые риски использования электронной почты на рабочем месте

Электронная почта — один из центральных способов коммуникации на рабочем месте, однако, он несет в себе определенные опасности.

С самого ее появления стало очевидно, что электронная почта сможет значительно улучшить качество общения на работе. Возможность поддерживать контакт с огромным числом людей в одно и то же время, через большие расстояния за относительно низкую плату и практически без задержек — все эти факторы ознаменовали коренной перелом в методах коммуникации. Невзирая на появление многих других перспективных технологий, которые грозятся заменить собой электронную почту, популярность данной технологии в рамках рабочего процесса продолжает неуклонно расти.

Тем не менее, несмотря на свою повсеместную распространенность, общение по электронной почте вовсе не обязательно всегда оказывается эффективным.
 

Скрытые риски использования электронной почты на рабочем месте

Начиная с 1980-х гг., было проведено бесчисленное количество исследований, направленных на определение того, насколько реально эффективна электронная почта в качестве средства рабочей коммуникации; и одно из недавних таких исследований выявило интересные, потенциально опасные аспекты.

Исследование, проведенное среди более, чем 1000 сотрудников из области высшего образования, позволило определить, каким образом сотрудники, занимающие различные должности, используют электронную почту. Данные были получены от представителей высшего и среднего руководства, сотрудников бизнес-поддержки и академического персонала. Исследование затронуло следующие аспекты: какое количество писем отправляют и получают участники, сколько времени они тратят на работу с электронной почтой, учитывают ли пользователи условиях работы своих адресатов, а также — сколько времени у них уходит впустую во время использования электронной почты.

Как оказалось, сотрудники, в зависимости от своей должности, по-разному оценивают процесс работы с этой технологией, что в свою очередь влияет на эффективность коммуникаций между представителями различных категорий сотрудников.

Менеджеры старшего звена, как правило, среди минусов отмечали недостаток живого общения, а среди плюсов — скорость и легкость. Это кардинально отличается от оценки других категорий сотрудников: менеджеры среднего звена не выразили какой-либо определенной активной позиции по этому вопросу; сотрудники бизнес-поддержки высказали свое беспокойство по поводу препятствий к общению, которые могут быть вызваны отсутствием компьютерной грамотности, и по поводу высокой зависимости рабочих процессов от системы; а академический персонал, в свою очередь, больше всего переживал за потенциальную трату времени и за отсутствие гарантии получения ответного сообщения от собеседника.

Среди всех четырех категорий, старшие менеджеры чаще других прибегали к помощи электронной почты, следом за ними шли менеджеры среднего звена, академический персонал и сотрудники бизнес-поддержки. Тем не менее, старшие менеджеры реже других были готовы менять свои привычки и сложившиеся порядки, в полную противоположность менеджерам среднего звена и академическому персоналу, которые стремились снизить объем регулярно получаемой ими почты. Среди не руководящих должностей оказалось распространено мнение, что важной проблемой остается большой объем входящей информации и, следовательно, увеличенная нагрузка. Отдельной темой были отмечены конфликты по электронной почте. Несмотря на видимые различия, все четыре категории должностей были недовольны нехваткой человеческого общения. Трата времени на прочтение огромного количества бесполезных сообщений также стало поводом для общего беспокойства, причем каждая категория сотрудников приводила свои примеры подобных ситуаций.