Какое письмо нужно отправить клиенту/начальнику, если Вы не укладываетесь в сроки

Итак, у Вас паника.

Вы изо всех сил торопились выполнить проект или написать некое деловое письмо вовремя, но понимаете, что Вам ни за что не уложиться в срок. Не говоря уже о том, что готовую работу от Вас ждут всего через каких-то несколько часов. Тем более, если письмо это придется писать не на вашем родном языке, а, например, на корпоративном английском.
Вы уже ищите вариант интенсивных курсов английского или просто хотите опустить руки и выбросить компьютер в окно - проявить изобретательность и придумать какую-нибудь изощренную отмазку. Но гораздо лучше (и профессиональнее) было бы написать честное письмо и объяснить текущую ситуацию.
В этом письме Вам обязательно нужно сделать следующее:

1. Возьмите на себя ответственность

Если Вы признаете свою ошибку, то люди вероятнее всего поверят, что Вы понимаете, что именно пошло не так, и сможете избежать этого в будущем. Если Вы будете перекладывать вину на кого-то другого, они будут думать, что Вы не извлекли из этой ситуации никаких уроков.

2. Предложите решение

Сообщите своему адресату, какую часть информации Вы можете предоставить вовремя, чтобы не оставлять его в неведении. Например, Вы можете подробно расписать, над чем Вы работаете в данный момент, или же привести ориентировочные/промежуточные цифры – что-то, что подтвердит, что Вы на верном пути.

3. Назначьте новый срок сдачи работы

Напишите, к какому сроку будет выполнена работа, но ни в коем случае не поддавайтесь искушению попросить отсрочку на час. Вы же не хотите писать это письмо дважды! Запросите времени немного с запасом, чтобы работа, которую Вы будете отправлять, была действительно доведена до идеала.

4. Примите необходимые меры, чтобы избежать подобного в будущем

Все мы ошибаемся, и если подобное случилось с Вами впервые, то Ваш клиент/начальник должен отнестись с пониманием. Но в дальнейшем Вы должны быть внимательнее и сдавать все последующие проекты вовремя (или даже заранее).

Скомпонуйте все пункты в одно письмо

Вот как в итоге должно будет выглядеть Ваше письмо:

Уважаемый [Начальник, Клиент или Коллега],
Я обращаюсь к Вам в связи с тем, что я, к сожалению, не смогу предоставить Вам готовый [проект] через [столько-то] часов, в соответствии с нашей договоренностью. Я беру на себя ответственность за то, что неверно оценил(а), сколько времени мне потребуется на выполнение работы, а также за то, что не сообщил(а) Вам об этом раньше.
В приложении высылаю Вам [пометки, черновик, промежуточные данные или краткое описание текущей стадии работы]. Пока я не готов(а) показать проект [команде/клиентам], но я хотел(а) бы, чтобы Вы понимали, на каком этапе находится работа.
Теперь, когда я знаю, сколько времени занимает [произведение расчетов/работа с новым приложением/формулирование выводов], я уверен(а), что смогу завершить проект через  [реалистичный срок]. Я смогу выслать Вам законченную работу [новая дата и время].
Я приношу извинения за доставленные неудобства и уверяю Вас, что в дальнейшем это не повторится.
С уважением,
[Ваше имя]

Ваш адресат, возможно, будет недоволен, или даже зол на Вас, но этого вполне следовало ожидать. На его месте Вы, скорее всего, чувствовали бы то же самое. Однако, если Вы сдадите качественно выполненную работу, «буря» должна утихнуть.
Конечно же, это письмо сработает, только если задерживать сдачу проектов не вошло у Вас в привычку, и Ваше опоздание не имело серьезных последствий. Если же Вы регулярно не укладываетесь в сроки, то я бы порекомендовала Вам вместо письма обсудить этот момент по телефону или при личной встрече. И вместо того, чтобы во время каждого проекта наступать на одни и те же грабли, сразу обсудите со своим начальником свой уровень загрузки на работе или же обговорите с клиентом непредвиденные обстоятельства, с которыми Вы столкнулись, таким образом Вы сможете решить более глобальную проблему.
И наконец, если задержка проекта привела к серьезным последствиям, например, компания потеряла важного клиента, то неприятную новость нужно сообщить лично (если, конечно, это возможно). В этом случае помимо вышеуказанной информации добавьте «Могу я что-нибудь сделать, чтобы помочь ситуации?» и ждите ответа.

Может быть, Вас попросят поработать сверхурочно, чтобы закончить проект как можно быстрее, или ставить Вашего начальника в копию во всех переписках, касающихся этой темы, или же регулярно высылать отчет по проделанной работе до конца проекта, или же передать часть заданий коллеге, чтобы тот помог Вам. Поборите искушение приводить ответные аргументы и акцентировать внимание на том, что Вы сделали правильно. Приступайте к выполнению согласованного плана с положительным настроем.
Если на самом деле Вы старательный работник, который оступился всего один раз, то не отчаивайтесь, ведь Вы всегда сможете вновь вернуть свою репутацию. То, что Вы переживаете за то, какие последствия для компании будут иметь Ваши действия, только еще раз доказывает, что Ваша карьера Вам важна.

Автор: репортер «The Daily Muse» Сара МакКорд
Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена

Все права защищены. При копировании материалов сайта, пожалуйста, обязательно укажите наш ресурс — www.accent-center.ru