Начальство тратит три дня в год на проведение совещаний

Компания-разработчик программного обеспечения «Perivian Technology» сообщает, что, согласно проведенному им исследованию, среднестатистический руководитель или менеджер тратит около двух с половиной часов в неделю на проведение бесполезных встреч со своими сотрудниками.

В среднем, респонденты сообщают, что участвуют в трех встречах в неделю. Из них 42% считает такое частое проведение собраний излишним, а 47% отметили, что количество собраний, на которых они должны присутствовать, заметно возросло за последние три года.

Средняя продолжительность встречи — 50 минут, соответственно, руководители в среднем тратят на встречи по два с половиной часа в неделю. Респонденты считают, что всего лишь половина таких встреч (54%) принесла пользу, а это значит, что, по меньшей мере, 65 часов в год каждый руководящий сотрудник тратит на непродуктивные совещания.

Когда речь зашла об определении причин непродуктивности совещаний, то более половины респондентов (51%) проголосовало за отсутствие на собраниях нужных документов, или использование неактуальных или устаревших данных. Около трети участников исследования (31%) отметили, что в результате обсуждения ложных или устаревших данных, по итогам собрания они не раз приходили к неверным выводам.

Кэри Купер, профессор организационной психологии и здравоохранения в Манчестерской бизнес-школе, сообщил журналу «HR magazine», что проблема частично заключается и в том, что многие руководители просто-напросто не обладают нужными навыками для проведения собраний.

«Никто не обучает людей руководить встречами», объясняет он. «Они не рассчитывают время, которое можно отвести обсуждению каждого вопроса, они не останавливают сотрудников, если те вдруг заговорились и отошли от обсуждаемой темы, у них нет четко поставленной цели и плана собрания. Все еще усугубляется и тем, что сотрудник, проводящий собрание, как правило, является начальником присутствующих, следовательно, вероятность получения ими негативной оценки или критики — маловероятна».

«Все это создает атмосферу стресса, поскольку, пока сотрудники заняты на встрече, их дела копятся» — заключает Кэри.

Ник Рой, управляющий директор «Perivan Technology», также согласен, что председатель собрания играет важную роль в обеспечении его продуктивности. «Поскольку сейчас высшее руководство как никогда раньше стремится проводить обсуждения со своими сотрудниками, потребность в грамотном проведении собраний особенно актуальна», — утверждает он. «Представьте: Вы столько готовились к собранию только для того, чтобы выяснить, что у вас нет нужных документов для обсуждения, или же вы целый час дискутировали по поводу устаревшей информации — здесь дело далеко не только в потраченных часах».

«Нет никаких сомнений, что сотрудничество, организация рабочих процессов и управление технологиями помогут улучшить многие процессы, протекающие в компании. Но не обойтись тут и без базовых навыков лидерства. Председатель собрания должен активно способствовать заинтересованности сотрудников в качественной подготовке к собранию и продуктивном обсуждении всех вопросов, и в этом он подавать личный пример

Цель собрания должна быть четко определена, а прогресс — измерен, с тем чтобы убедиться в том, что по итогам собрания удалось достичь желаемого результата; кроме того уровень прозрачности на таких собраниях должен быть достаточно высок, чтобы сотрудники понимали настоящую ценность совместных обсуждений и таким образом повышали культуру проведения собраний в компании».