Почему 80 процентов Ваших писем на электронной почте – пустая трата времени

Знаменитая поговорка «семь раз отмерь, один раз отрежь» теперь применима и в отношении электронной почты: эксперты советуют дважды подумать, прежде чем отправлять письмо — согласно недавнему исследованию, это может сэкономить Вашей организации тысячи рабочих часов в год.

Американская газета «Wall Street Journal» сообщает, что, компании, в которых руководители «выливают» на своих подчиненных неконтролируемый поток электронных сообщений, рискуют в скором времени погрязнуть в лавине информации. Университет Глазго и консалтинговая компания «Modeuro Consulting» проследили за ведением электронной переписки в лондонской компании «International Power».

В результате было установлено, что руководство компании тратит до 1,5 часов в день, рассылая электронные письма, и в среднем их количество достигает 56 писем в день! Причем такое легкомысленное отношение к электронной переписке оказалось «заразным» и для других сотрудников — так же, как бывают «заразными» идеи или смех.

«Не успеете и глазом моргнуть, как письма разойдутся по Вашей компании, как круги по воде», рассказывает Эндрю Киллик, основатель «Modeuro».

Киллик говорит, что «перенасыщенность» электронными сообщениями в компании — довольно увлекательная тема для исследования, поскольку это один из тех случаев, когда поведение одного человека влияет на поведение всей группы.

Хотя электронная почта порой является быстрым и удобным способом привлечь внимание к какому-либо вопросу или же распространить нужную информацию, зачастую это не самый подходящий для этого инструмент. Примерно 20% от всего времени мы используем электронную почту по назначению — для отправки важных сообщений в другие часовые пояса или для ответа на четко поставленные вопросы с большим количеством цифровой информации. Но при этом 80% общего «трафика» — бесполезная информация или же информация, которую эффективнее было бы сообщить по телефону или же лично сотруднику.

Иными словами, стремление «держать кого-то в курсе событий» — иногда оказывается «медвежьей услугой».

Очистка входящей почты

Выявив этот недостаток, исследователи предложили руководству «International Power» следовать следующему правилу: как следует, обдумывать, насколько действительно необходимо электронное письмо, прежде чем пересылать его многочисленным адресатам или ставить в копию пол-офиса. Как сообщает журнал «Wall Street Journal», новая ошеломляющая статистика не заставила себя ждать:

• В результате инициативы количество сообщений, рассылаемых руководством, снизилось на целых 54%.
• Хотя прочие сотрудники компании не получали соответствующих указаний, они и сами начали отправлять на 64% меньше писем.
• В общей сложности компании удалось сэкономить таким образом около 10 400 часов в год.

Но чем же заменить общение по электронной почте? Киллик считает, что нет смысла искать замену почте в других приложениях. Вместо этого он рекомендует оттачивать навыки общения по телефону или ведения переговоров вживую.