Так ли важна понятная письменная коммуникация в бизнесе?

Зачастую люди делают упор на устное общение, когда идет обучение сотрудников общению в целом. Их учат как строить общение, во время личного или телефонного разговора. Это даже может быть коуч по деловым переговорам, который помогаем им улучшить навык изложения. И все-таки наиболее часто при общении с окружающими используется письменная коммуникация. Очень важно обучать сотрудников основам передачи информации в письменном виде.

Разница между письменной и устной коммуникацией
Любые методы общения имеют одну и ту же цель: передать информацию или идею кому-либо еще. Однако методы, как и результаты, бывают разные. В процессе устного общения для передачи смысла можно использовать язык тела, тон голоса, и даже иногда выражение лица. Когда вы кому-то пишете или отправляете электронное письмо, то для передачи смысла сообщения можете использовать только слова.

Сарказм, юмор и даже гнев не так легко передать на письме только с помощью слов. Не смотря на то, что такие популярные междометия, как «LOL», облегчают понимание смысла, который вкладывается в слова, недопонимания случаются намного чаще при использовании этого метода, чем в процессе наглядного устного общения. Также на письме вы не получаете немедленной обратной связи, в отличие от телефонного или личного общения. Даже молчание способно донести, что кто-то либо не понимает, что вы сказали, либо не согласен.

Как добиться ясности письменной речи
Когда вы хотите научиться ясно доносить свои мысли в личном или телефонном общении, то можно нанять тренера по ораторскому искусству. Он научит вас изъясняться понятно. Чтобы ясно доносить смысл на письме, потребуется учиться с помощью других средств. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам в вашем письменном общении с клиентами, сотрудниками и сторонними поставщиками:

• прежде чем начать писать определитесь, что хотите сказать
• пишите как можно проще и как можно короче
• разбивайте текст на короткие предложения и абзацы; пользуйтесь тезисами
• сосредоточьтесь на человеке, которому пишете
• в конце своего сообщения обобщите, что хотите, чтобы другой человек сделал
• перед отправкой отредактируйте свое сообщение
• избегайте жаргонных выражений, которых другой человек может не знать

Как и во время устного общения следует думать о другом человеке, когда пишете свое сообщение. Постарайтесь представить, как он может понять, что вы написали. Хотя вы и не столкнетесь с акцентом, когда пишете, который может помешать пониманию, вам придется тщательно обдумывать слова, которые вы говорите. Если ваш язык для них не родной, они могут неверно понять смысл используемых вами слов. Избегайте длинных слов и сложных терминов.

От записок до электронных писем, онлайн-чатов и даже официальных деловых писем, письменное общение все еще является одним из основных способов общения людей в деловом мире. Этот навык  не стоит игнорировать, особенно на фоне того, что все больше компаний выходят на глобальные рынки как в работе с клиентами, так и с персоналом.

АКЦЕНТ - Центр иностранных языков. корпоративный английский.
Все права защищены. При копировании материалов сайта, пожалуйста, обязательно укажите наш ресурс - www.accent-center.ru