5. Указывайте адресатов письма с умом
Такое чувство, что для большинства людей поля «Кому:» и «Копия:» уже стали синонимичными. Но это не так. Четко разделяйте адресатов на тех, кому письмо непосредственно предназначается и от кого Вы ждете ответ («Кому:»), и тех, кого Вы ставите в копию просто для того, что они были в курсе ситуации («Копия:»).
Одна из самых частых ошибок с точки зрения адресации письма может привести к большому потоку входящей корреспонденции для всех вовлеченных лиц, а именно – нечеткое представление о том, от кого же Вы все-таки ожидаете ответ. Указание шести человек в поле «Кому:» зачастую будет приводить к тому, что Вы получите целых шесть новых писем (и, соответственно, шесть новых диалогов), а ведь Вам было бы достаточно всего одного ответа.

6. Подтверждайте получение письма
Вот Вам простой пример: Если отправитель письма указал Вас в строке «Кому:» (и письмо предназначается именно Вам, а Вы не просто указаны в копии), то потрудитесь подтвердить, что Вы получили письмо. Не обязательно пускаться в разглагольствования. Как раз наоборот, чем короче письмо, тем лучше, например, «Спасибо», «Понял», «Хорошо» и т.д. Таким образом, Вы без лишних слов уведомите отправителя, что Вы получили письмо, отправитель поймет, что он донес до Вас свое послание, и сможет вычеркнуть это из своего списка дел.


Если же Вы не ответите, что отправитель просто не будет знать, услышали ли Вы его слова или нет. И это не только заставит его волноваться, что Вы не получили письмо. Скорее всего, отправитель направит Вам еще одно идентичное послание, но на этот раз в адресной строке будет стоять еще несколько адресатов, которые, если Вы так и не объявитесь, смогут прислать ответ за Вас. А чем больше адресатов у письма, тем больше захламлен будет Ваш почтовый ящик.

7. Все «опасные» дискуссии проводите с глазу на глаз
Электронная почта, при условии ее правильного использования, может стать незаменимым помощником. Однако, если почтой пользоваться неправильно, то все ее преимущества могут обернуться против Вас. Один из вопиющих примеров  таких ситуаций возникает при попытке обсудить деликатные или щекотливые вопросы по почте, что неизбежно приведет к полемике, а то и к неприкрытой агрессии.

Меня всегда поражало, какими словами люди могут оперировать в электронных письмах, если их что-то зацепило – словами, которые они бы ни за что не употребили в присутствии той же самой аудитории в жизни. Один из моих бывших коллег называл этот феномен «противостояние клавиатур».

Если Вы оказались втянутыми в переписку, которая вот-вот обернется враждебным выяснением отношений, сделайте себе одолжение: Не участвуйте в перепалке. Просто поднимите трубку и наберите номер собеседника или вообще зайдите к нему в кабинет, чтобы обсудить тревожащий Вас вопрос с глазу на глаза. Личные обсуждения позволят учесть все дополнительные критерии, которые собеседники могут упустить во время письменной дискуссии, и, соответственно, избежать ненужных споров и зарыть топор войны, пока еще не слишком поздно.
...
Вот и все самые важные советы по управлению электронной почтой, которые я определил для самого себя и активно применяю вот уже несколько лет. Если в какой-то момент времени я слишком сильно отклоняюсь от данных советов, я чувствую, что мне приходится бежать все быстрее и быстрее, чтобы хотя бы остаться на одном месте. Однако, если следовать этим правилам регулярно, то они значительно облегчат Вам Вашу работу.

 

Автор: генеральный директор “LinkedIn”, Джефф Вайнер

7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть вторая.

7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть первая.

Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена

Все права защищены. При копировании материалов сайта, пожалуйста, обязательно укажите наш ресурс — www.accent-center.ru