7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть вторая.
25.04.2017
2. Отмечайте письма «как непрочитанные»
Если Вы наведете курсор над любым письмом во входящей папке «Outlook» и кликнете на него правой клавишей мышки – откроется меню с различными действиями, которые Вы можете совершить с данным письмом. В частности опция «отметить как непрочитанное» коренным образом преобразило мою работу.
Благодаря этой функции я могу быстро просматривать ящик входящих писем, отвечать по самым неотложным вопросам, удалять спам и отмечать как непрочитанные письма, к которым я хотел бы вернуться позднее. Так я избавляюсь от гнетущего чувства, что я должен ответить на все письма сейчас же из страха, что поток входящей корреспонденции сместит важное письмо за пределы экрана «Outlook», и тогда письмо навсегда затеряется в бесконечном потоке других сообщений. В итоге у меня получается своего рода «список дел», к которому я смогу время от времени возвращаться.
Я стараюсь, чтобы к концу дня у меня во входящих «висело» как можно меньше непрочитанных писем, в идеале – вообще ноль. Если вдруг у меня не получится разгрести все письма за текущий день, то на следующее утро я первым делом вернусь к непрочитанным письмам, прежде чем вступать в новые переписки.
3. Установите распорядок дня
За последние несколько лет у меня сложился очень четкий распорядок дня во время всей рабочей недели. Я встаю около 5:00 – 5:30; примерно час работаю с электронной почтой; читаю свежие новости; завтракаю и играю с детьми; делаю зарядку; еду в офис; работаю согласно моему графику; возвращаюсь домой; укладываю дочек спать; ужинаю с женой; и, наконец, расслабляюсь во время просмотра телевизора (периодически расчищая скопившуюся входящую почту во время рекламы или просто скучных моментов фильма).
Как выяснилось, потоком входящих писем управлять совсем не сложно, если четко придерживаться этого графика. Однако, стоит мне немного поэкспериментировать и внести малейшее изменение в распорядок, уехать в командировку на несколько дней или же просто провести несколько особенно суматошных дней подряд, как картина кардинальным образом меняется, и я чувствую себя примерно вот так.
В этом случае особенно неприятным оказывается «накопительный эффект». Иными словами, темп, с которым накапливаются неотвеченные письма с прошлых дней, добавляет этой ситуации дополнительный стресс. Для некоторых дело заходит так далеко, что им приходится полностью очистить входящую папку писем и объявить себя «банкротами электронной почты» (от англ. «email bankrupt»).
Так что я для себя определил, что самый удачный способ избежать этого неприятного положения – разработать свой собственный распорядок дня и неуклонно следовать ему. Если это получилось у Бенджамина Франклина, то может получиться и у Вас.
4. Будьте точны со своими словами
Помните игру «Испорченный телефон», в которую мы все играли в школе? Учитель рассаживал всех учеников в круг, поворачивался к ученику, сидящему рядом с ним, и быстро шептал ему на ухо какую-нибудь фразу, например: «Не хочешь поиграть в мяч в обед?» а затем просил каждого следующего ученика передавать друг другу по очереди то, что они услышали. Когда круг замыкался, фраза, которая доходила до учителя, обязательно получалась видоизмененной, вроде «Я хочу съесть мяч на обед». Только вот в детстве это было уморительно, а когда речь заходит о бизнесе, то смеяться уже не хочется.
Выбор слов имеет значение. Тщательно подбирайте слова, когда пишете сообщения, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Чем точнее Вы будете в своем послании, тем меньше вероятности получить в ответ письма, полные недоумения, или просьбы разъяснить, что Вы изначально имели в виду – а, следовательно, у Вас будет больше времени сосредоточиться на своих делах.
Продолжение - 7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть третья.
Начало - 7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть первая.
Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена
Все права защищены. При копировании материалов сайта, пожалуйста, обязательно укажите наш ресурс — www.accent-center.ru
Вернуться к списку статей
Если Вы наведете курсор над любым письмом во входящей папке «Outlook» и кликнете на него правой клавишей мышки – откроется меню с различными действиями, которые Вы можете совершить с данным письмом. В частности опция «отметить как непрочитанное» коренным образом преобразило мою работу.
Благодаря этой функции я могу быстро просматривать ящик входящих писем, отвечать по самым неотложным вопросам, удалять спам и отмечать как непрочитанные письма, к которым я хотел бы вернуться позднее. Так я избавляюсь от гнетущего чувства, что я должен ответить на все письма сейчас же из страха, что поток входящей корреспонденции сместит важное письмо за пределы экрана «Outlook», и тогда письмо навсегда затеряется в бесконечном потоке других сообщений. В итоге у меня получается своего рода «список дел», к которому я смогу время от времени возвращаться.
Я стараюсь, чтобы к концу дня у меня во входящих «висело» как можно меньше непрочитанных писем, в идеале – вообще ноль. Если вдруг у меня не получится разгрести все письма за текущий день, то на следующее утро я первым делом вернусь к непрочитанным письмам, прежде чем вступать в новые переписки.
3. Установите распорядок дня
За последние несколько лет у меня сложился очень четкий распорядок дня во время всей рабочей недели. Я встаю около 5:00 – 5:30; примерно час работаю с электронной почтой; читаю свежие новости; завтракаю и играю с детьми; делаю зарядку; еду в офис; работаю согласно моему графику; возвращаюсь домой; укладываю дочек спать; ужинаю с женой; и, наконец, расслабляюсь во время просмотра телевизора (периодически расчищая скопившуюся входящую почту во время рекламы или просто скучных моментов фильма).
Как выяснилось, потоком входящих писем управлять совсем не сложно, если четко придерживаться этого графика. Однако, стоит мне немного поэкспериментировать и внести малейшее изменение в распорядок, уехать в командировку на несколько дней или же просто провести несколько особенно суматошных дней подряд, как картина кардинальным образом меняется, и я чувствую себя примерно вот так.
В этом случае особенно неприятным оказывается «накопительный эффект». Иными словами, темп, с которым накапливаются неотвеченные письма с прошлых дней, добавляет этой ситуации дополнительный стресс. Для некоторых дело заходит так далеко, что им приходится полностью очистить входящую папку писем и объявить себя «банкротами электронной почты» (от англ. «email bankrupt»).
Так что я для себя определил, что самый удачный способ избежать этого неприятного положения – разработать свой собственный распорядок дня и неуклонно следовать ему. Если это получилось у Бенджамина Франклина, то может получиться и у Вас.
4. Будьте точны со своими словами
Помните игру «Испорченный телефон», в которую мы все играли в школе? Учитель рассаживал всех учеников в круг, поворачивался к ученику, сидящему рядом с ним, и быстро шептал ему на ухо какую-нибудь фразу, например: «Не хочешь поиграть в мяч в обед?» а затем просил каждого следующего ученика передавать друг другу по очереди то, что они услышали. Когда круг замыкался, фраза, которая доходила до учителя, обязательно получалась видоизмененной, вроде «Я хочу съесть мяч на обед». Только вот в детстве это было уморительно, а когда речь заходит о бизнесе, то смеяться уже не хочется.
Выбор слов имеет значение. Тщательно подбирайте слова, когда пишете сообщения, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Чем точнее Вы будете в своем послании, тем меньше вероятности получить в ответ письма, полные недоумения, или просьбы разъяснить, что Вы изначально имели в виду – а, следовательно, у Вас будет больше времени сосредоточиться на своих делах.
Продолжение - 7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть третья.
Начало - 7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть первая.
Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена
Все права защищены. При копировании материалов сайта, пожалуйста, обязательно укажите наш ресурс — www.accent-center.ru
